FIR Capital begeleidt een aantal vermogende families bij het beheer van hun vermogen. Met vier mensen en veel vertrouwelijke documenten is overzicht een vereiste, geen luxe. Rick Hellendoorn vertelt over de samenwerking met Docubird, en wat die het kantoor aan structuur en rust oplevert.
Over FIR Capital
- Branche: multi-family-office en vermogensbeheer
- Team: vier aandeelhouders, ieder ook bestuurder
- Klanten: een aantal vermogende families
- Werkt met: Microsoft 365 en SharePoint
- Oplossing: het documentmanagementsysteem van Docubird
Een klein team met veel verantwoordelijkheid
FIR Capital is een multi-family-office. Het bedrijf begeleidt een aantal vermogende families in de brede zin van het woord. “Wij kijken mee op de asset allocatie en zijn de spin in het web voor alle contactpersonen die zo’n familie heeft,” vertelt Rick Hellendoorn. Het team telt vier mensen, allemaal aandeelhouder en bestuurder. Rick heeft daarbij vooral de operationele pet op en houdt zich bezig met het proces en de IT. Bij dat werk hoort veel documentatie.
Op zoek naar structuur en vindbaarheid
Voor een klein team dat met meerdere families en veel documenten werkt, is een vaste structuur belangrijk. FIR Capital wilde documenten niet alleen veilig opslaan, maar ook logisch ordenen en snel terugvinden. Daar kwam een tweede wens bij: documenten makkelijk kunnen delen met klanten. “We waren op zoek naar een systeem dat ons makkelijker in staat stelde om documenten met klanten te delen,” vertelt Rick. “En naar een partij die ons kon helpen meer structuur aan te brengen in het opslaan en de vindbaarheid. Ook in het bijhouden van statussen, of iets nog concept is, actief of verlopen.”
Waarom de keuze op Docubird viel
Docubird bouwt zijn documentmanagementsysteem boven op Microsoft. Voor Rick gaf dat de doorslag. “Daardoor is het een lichte applicatie en heb je geen echt lock-in effect,” legt hij uit. “Je zit vast aan Microsoft, maar dat voelt minder vervelend dan vastzitten aan een kleinere partij.” FIR Capital werkte al in de Microsoft-omgeving, met SharePoint. Docubird legt daar een laag overheen, zonder dat het kantoor naar een vreemd systeem hoeft over te stappen.
Korte lijnen en snel schakelen
De implementatie van het documentmanagementsysteem deed Docubird in een keer. “Dat is gewoon goed gegaan en het draait goed,” zegt Rick. Daarna bleef het contact direct en informeel. “Ik heb nog veel contact met een van de mensen van Docubird, gewoon via Teams. Heel informeel, heel direct en heel snel.” Dat past bij hoe Rick zelf werkt. “Als ik zeg hoe ik het wil hebben, dan krijg ik meteen feedback als iets niet kan. Geen lange discussies over waarom en hoe.” Informeel, direct en snel, zo omschrijft hij de samenwerking. Hands-on, voegt hij eraan toe.
Meer overzicht, minder zoekwerk
De samenwerking levert FIR Capital vooral meer overzicht en rust op. Documenten zijn beter gestructureerd en sneller te vinden. Dat voorkomt fouten en bespaart tijd. Voor een klein team dat meerdere families bedient, is tijd die niet aan zoeken opgaat waardevol. De laag boven op SharePoint wordt dagelijks gebruikt, en op de achtergrond loopt het contact door om processen verder aan te scherpen.