Vierhonderdduizend documenten. Zeven jaar bewaarplicht. En nul ruimte voor fouten. Toch besloot DVG Groep de overstap te maken van Hyarchis naar SharePoint, met Docubird als nieuwe dagelijkse werkplek. In deze case vertelt mede-eigenaar Marcel Hansen hoe dat ging en wat…
Bij fusies komt documentbeheer vaak te laat aan bod. Dit moet je regelen voordat de documenten verhuizen.
Kennis verdwijnt met mensen die vertrekken. Hoe je met betere documentstructuur kennisverlies voorkomt bij personeelstekorten.
Je IT-leverancier stelt voor: “We maken voor elke klant een eigen Team aan in Microsoft Teams. Lekker overzichtelijk.” Klinkt logisch. Maar als je honderden klanten hebt, heb je straks honderden Teams. Met alles wat daarbij hoort. En dat is meer…
Je collega is ziek. Een klant belt met een vraag over zijn aangifte van vorig jaar. Je opent de map en ziet: “Jansen definitief v3”, “Jansen aangifte nieuw”, “Jansen FINAL”. Welke is de juiste? En waar staat de mail waarin…
De klok tikt. Jaarrekeningen moeten af, belastingaangiftes wachten en klanten bellen met urgente vragen. Maart tot mei is voor veel accountantskantoren de periode waarin alles tegelijk moet gebeuren. En dan gebeurt het: documentbeheer wordt uitgesteld tot “na de deadline.” Die…
Medewerkers die continu zoeken naar documenten die overal en nergens zijn opgeslagen. Het kost enorm veel tijd en dat is zonde en onnodig. Documentmanagement kan veel efficiënter en gemakkelijker en dat is wat Docubird doet. Maar waar komt die drang…
Gedeelde postvakken worden gebruikt wanneer meerdere mensen toegang nodig hebben tot hetzelfde postvak, zoals bedrijfsgegevens of ondersteunings-e-mailadres, receptie of andere functie die door meerdere personen kan worden gedeeld. U kunt het gedeelde postvak ook gebruiken als een agenda voor gedeelde…
Sinds de komst van klassieke workflows zijn SharePoint en Microsoft 365-apps geëvolueerd om aantrekkelijke, flexibele en meer performante ervaringen te bieden. Moderne ervaringen in SharePoint geïntegreerd met Docubird bevorderen de veiligheid van documenten, en verbeteren de productiviteit en samenwerking van…
De AVG stelt als één van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Bijvoorbeeld sollicitatiebrieven en correspondentie rond de sollicitatie (getuigschriften en verklaring omtrent gedrag) dienen 4 weken na beëindiging…