Je denkt dat je klantdossiers netjes onder de bewaarplicht vallen. Alles staat in SharePoint, met de juiste termijnen en labels. Toch kan er stilletjes een stuk tussendoor glippen dat buiten dat schema valt, zonder dat iemand het merkt. Dat gebeurt…
Syncen van klantdossiers naar OneDrive voelt handig, maar kost je werk, overzicht en metadata. Lees waarom, en wat wel werkt.
Vijf minuten zoeken per dag kost je zes uur per kwartaal. Drie werkwijzen om je dossiers op orde te houden tijdens het hoogseizoen.
Dertienhonderd uur per jaar aan klikken door mappen. Wat zoektijd werkelijk kost en hoe metadata dat oplost.
Je inbox is geen documentenkluis. Drie werkwijzen die wel werken voor documentbeheer.
Bij fusies komt documentbeheer vaak te laat aan bod. Dit moet je regelen voordat de documenten verhuizen.
Kennis verdwijnt met mensen die vertrekken. Hoe je met betere documentstructuur kennisverlies voorkomt bij personeelstekorten.
Je IT-leverancier stelt voor: “We maken voor elke klant een eigen Team aan in Microsoft Teams. Lekker overzichtelijk.” Klinkt logisch. Maar als je honderden klanten hebt, heb je straks honderden Teams. Met alles wat daarbij hoort. En dat is meer…
Je collega is ziek. Een klant belt met een vraag over zijn aangifte van vorig jaar. Je opent de map en ziet: “Jansen definitief v3”, “Jansen aangifte nieuw”, “Jansen FINAL”. Welke is de juiste? En waar staat de mail waarin…
De klok tikt. Jaarrekeningen moeten af, belastingaangiftes wachten en klanten bellen met urgente vragen. Maart tot mei is voor veel accountantskantoren de periode waarin alles tegelijk moet gebeuren. En dan gebeurt het: documentbeheer wordt uitgesteld tot “na de deadline.” Die…